1. Палажэнне аб парадку вядзення справаводства па зваротах грамадзян і юрыдычных асоб у ААТ “ДБТ-1, г.Віцебск” (далей – Палажэнне) распрацавана ў мэтах выканання Закона Рэспублікі Беларусь ад 18 лiпеня 2011 года “Аб зваротах грамадзян і юрыдычных асобаў”, у адпаведнасці з Палажэннем аб парадку вядзення справаводства па зваротах грамадзян і юрыдычных асоб у дзяржаўных органах, іншых арганізацыях, у індывідуальных прадпрымальнікаў, зацверджаным Пастановай Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь 30.12.2011 №1786.
2. Палажэннем вызначаецца парадак вядзення справаводства па зваротах грамадзян Рэспублікі Беларусь, замежных грамадзян і асоб без грамадзянства, якія знаходзяцца на тэрыторыі Рэспублікі Беларусь, у тым ліку індывідуальных прадпрымальнікаў, юрыдычных асоб Рэспублікі Беларусь і прадстаўніцтваў замежных арганізацый (далей – заяўнікаў), якія паступілі ў ААТ “ДБТ-1, г.Віцебск” (далей – Таварыства) і яго філіялы.
3. У Палажэнні прымяняюцца тэрміны ў значэннях, вызначаных у артыкуле 1 Закона Рэспублікі Беларусь “Аб зваротах грамадзян і юрыдычных асоб” (далей – Закон).
4. Справаводства па зваротах заяўнікаў ажыццяўляецца ўпаўнаважанымі генеральным дырэктарам Таварыства службовымі асобамі асобна ад іншых відаў справаводства.
Рэгістрацыя зваротаў заяўнікаў, ажыццяўляецца сакратаром кіраўніка, з запаўненнем рэгістрацыйна-кантрольных картак.
Звароты заяўнікаў, у тым ліку папяровыя копіі электронных зваротаў, пасля рэгістрацыі перадаюцца на разгляд генеральнага дырэктара Таварыства або ўпаўнаважаным iм службовым асобам.
Даручэнні генеральнага дырэктара Таварыства або ўпаўнаважаных ім службовых асобаў аб далейшым разглядзе зваротаў заяўнікаў афармляюцца ў форме рэзалюцый.
Як вынікае з рэзалюцыі генеральнага дырэктара зварот заяўніка накіроўваецца адказнаму выканаўцу, які рыхтуе адказ, згодна з устаноўленым заканадаўствам тэрмінам. Копію адказу адказны выканаўца вяртае сакратару для адказнага захоўвання і фарміравання ў справу.
5. Справаводства па пiсьмовых зваротах грамадзян, унесеных у кнігу заўваг і прапаноў, вядзецца асобна ад справаводства па зваротах грамадзян і юрыдычных асоб, пададзеных у пісьмовай, вуснай або электроннай форме.
Справаводства па зваротах грамадзян, у тым ліку занесеных у кнігу заўваг і прапаноў вядзецца цэнтралізавана.
Справаводства па зваротах юрыдычных асоб, індывідуальных прадпрымальнікаў вядзецца дэцэнтралізавана – Таварыствам і кожным філіялам.
6. Тыя, што паступаюць ў Таварыства і яго філіялы звароты заяўнікаў рэгіструюцца ў дзень іх паступлення.
7. Рэгістрацыя зваротаў заяўнікаў, за выключэннем заўваг і (або) прапаноў, унесеных у кнігу заўваг і прапаноў, ажыццяўляецца з выкарыстаннем картачнай (у рэгістрацыйна-кантрольных картках) формы.
8. Пры паступленні электронных зваротаў у выпадку неабходнасці можа стварацца яго папяровая копія, якая рэгіструецца ў парадку, устаноўленым для рэгістрацыі пісьмовых зваротаў.
9. Рэгістрацыйны-кантрольная форма рэгістрацыі зваротаў грамадзян і юрыдычных асоб змяшчае рэквізіты згодна з дадаткам.
10. Канверты ад паступіўшых пісьмовых зваротаў заяўнікаў захоўваюцца ў тых выпадках, калі толькі па іх можна ўсталяваць адрас заяўніка або калі дата на адбітку каляндарнага штэмпеля служыць пацвярджэннем даты іх адпраўкі і атрымання.
11. Рэгістрацыйны індэкс зваротах заяўнікаў, адказам на звароты, у тым ліку адказам, накіраваным заяўніку на заўвагі і (або) прапановы, унесеныя ў кнігу заўваг і прапаноў, прысвойваецца ў адпаведнасці з прынятай у арганізацыі сістэмай рэгістрацыі дакументаў.
12. Звароты аднаго і таго ж заяўніка па адным і тым жа пытанні, накіраваныя розным адрасатам і якія паступілі для разгляду ў Таварыства, улічваюцца пад рэгістрацыйным індэксам першага абыходжання з даданнем дадатковага парадкавага нумара.
13. Звароты заяўнікаў, якія паступілі ў мясцовыя выканаўчыя і распарадчыя органы, падпарадкаваныя ім арганізацыі, тэрытарыяльныя падраздзяленні (органы) і арганізацыі, падпарадкаваныя або якія ўваходзяць у склад (сістэму) рэспубліканскіх органаў дзяржаўнага кіравання і дзяржаўных арганізацый, падпарадкаваных Ураду Рэспублікі Беларусь, іншыя дзяржаўныя органы, іншыя арганізацыі з вышэйстаячых органаў, па якіх не патрабуецца кірунак адказаў заяўнікам, рэгіструюцца і улічваюцца як даручэнні вышэйстаячых органаў.
14. Паўторным зваротах заяўнікаў пры іх паступленні ў Таварыства прысвойваецца рэгістрацыйны індэкс першага звароту або чарговы рэгістрацыйны індэкс.
15. Ход разгляду зваротаў заяўнікаў (інфармацыя аб накіраваных запытах, атрыманых дакументах, адклiканнi заяўнікамі свайго звароту, апавяшчэнне заяўнікаў аб прычынах перавышэння ўсталяваных заканадаўствам тэрмінаў разгляду зваротаў, разгляд калектыўнага звароту трыццаці і больш заяўнікаў з выездам на месца), змяненне тэрмінаў разгляду зваротаў, вынік іх разгляду (разгляд звароту па сутнасці, пакіданне пісьмовых, вусных і электронных зваротаў без разгляду па сутнасці, кірунак зваротаў для разгляду арганізацыям у адпаведнасці з іх кампетэнцыяй, спыненне перапіскі), а таксама адзнака аб выдачы прадпісання і яго выкананні павінны быць дакладна і своечасова адлюстраваны у рэгістрацыйна-кантрольнай форме.
Звесткі аб ходзе і выніках разгляду заўваг і (або) прапаноў, унесеных у кнігу заўваг і прапаноў, павінны своечасова уносіцца ў кнігу заўваг і прапаноў.
16. Кантроль за разглядам зваротаў заяўнікаў вядзецца з выкарыстаннем рэгістрацыйна-кантрольных картак.
Для кантролю за разглядам заўваг і (або) прапаноў, унесеных у кнігу заўваг і прапаноў, могуць карыстацца адпаведнымі рэгістрацыйна-кантрольныя формы.
17. Кантроль за разглядам зваротаў заяўнікаў завяршаецца, калі ўсе пастаўленыя ў іх пытанні разгледжаныя, прынятыя неабходныя меры і заяўнікам дадзены адказы ў пісьмовай, вуснай або электроннай форме.
Рашэнне аб зняцці з кантролю зваротаў прымае генеральны дырэктар Таварыства або ўпаўнаважаныя ім службовыя асобы.
18. У адказах, накіраваных у вышэйстаячыя дзяржаўныя органы, iншыя арганiзацыi, па змешчаным на кантролі зваротах заяўнікоў і прадпісанням паказваюцца звесткі аб паведамленні заяўніка аб выніках разгляду яго звароты, адзнака аб выканаўцы.
19. Афармленне прадпісанні ажыццяўляецца згодна з Дзяржаўнаму стандарту Рэспублікі Беларусь СТБ 6.38-2004 “Уніфікаваныя сістэмы дакументацыі Рэспублікі Беларусь. Сістэма арганізацыйна-распарадчай дакументацыі. Патрабаванні да афармлення дакументаў”. Прадпісанні рэгіструюцца ў адпаведнасці з прынятай сістэмай рэгістрацыі дакументаў у арганізацыі.
20. Пры пакіданні пісьмовага звароту без разгляду па сутнасці, адклiканнi заяўнікам свайго звароту арыгіналы дакументаў, прыкладзеных да пісьмовых зваротаў, вяртаюцца заяўніку з суправаджальным лістом.
21. Адказы на звароты заяўнікаў даюцца ў тэрміны, устаноўленыя ў артыкуле 17 Закона.
22. Адказы на разгледжаныя па сутнасці вусныя звароты падлягаюць аб’яве заяўнікам у ходзе асабістага прыёму. Вынік вырашэння выкладзеных у вусным звароце пытанняў адзначаецца ў рэгістрацыйна-кантрольнай форме, у якой зарэгістраваны вусныя звароты.
23. Пісьмовыя адказы на пісьмовыя звароты, у тым ліку атрыманыя ў ходзе асабістага прыёму, электронныя звароты, прадугледжаныя ў частцы другой пункта 5 артыкула 25 Закона, заўвагі і (або) прапановы, унесеныя ў кнігу заўваг і прапаноў, падпісваюцца генеральным дырэктарам або дырэктарам адпаведнага філіяла.
Адказы на электронныя звароты, якія накіроўваюцца на адрас электроннай пошты заяўніка, падпісваюцца генеральным дырэктарам Таварыства або дырэктарам філіяла і застаюцца ў справаводстве Таварыства або адпаведнага філіяла.
Пры выкарыстанні сістэм электроннага дакументазвароту, якія прадугледжваюць прымяненне электроннага лічбавага подпісу, адказы на электронныя звароты ў электронным выглядзе, накіраваныя на адрас электроннай пошты заяўніка, падпісваюцца электронным лічбавым подпісам кіраўнікоў дзяржаўных органаў, іншых арганізацый або ўпаўнаважаных iмi службовых асоб.
24. На кожным звароце пасля канчатковага дазволу пастаўленых у ім пытанняў прастаўляецца адзнака аб выкананні і накіраванні яго ў справу.
У выпадку адклікання заяўнікам свайго звароту адзнака аб выкананні і накіраванні яго ў справу прастаўляецца на яго заяве аб адклiканнi свайго звароту, пададзенага ў пісьмовай або электроннай форме.
Пасля рашэння пытанняў, выкладзеных грамадзянінам у кнізе заўваг і прапаноў, на копіі адказу заяўніку, што застаецца ў справаводстве дзяржаўнага органа, іншай арганізацыі, у індывідуальнага прадпрымальніка, прастаўляецца адзнака аб выкананні і накіраванні яе ў справу.
25. Пісьмовыя адказы на пісьмовыя звароты, адказы на электронныя звароты, накіраваныя на адрас электроннай пошты заяўніка, павінны адпавядаць патрабаванням, прадугледжаным у артыкуле 18 Закона.
26. Пісьмовыя і (або) электронныя звароты грамадзян і юрыдычных асоб і дакументы, звязаныя з іх разглядам, у дзяржаўным органе, іншай арганізацыі фармуюцца ў справы ў адпаведнасці з зацверджанай наменклатурай спраў.
27. Звароты грамадзян і юрыдычных асоб і дакументы, звязаныя з іх разглядам, пры цэнтралізаванай сістэме справаводства вяртаюцца службовым асобам, якія вядуць справаводства па зваротах грамадзян і юрыдычных асоб, для цэнтралізаванага фарміравання спраў.
Копіі адказаў грамадзянам на заўвагі і (або) прапановы, унесеныя ў кнігу заўваг і прапаноў, і дакументы, звязаныя з іх разглядам, фармуюцца ў адну справу і захоўваюцца ў службовай асобы, адказных за вядзенне i захаванне кнігі заўваг і прапаноў.
28. Пісьмовыя звароты грамадзян і юрыдычных асоб, дакументы, звязаныя з іх разглядам, могуць фарміравацца як у адну справу, так і ў асобныя справы.
29. Справы са зваротамі заяўнікаў фармуюцца на працягу каляндарнага года. Кожны зварот і дакументы, звязаныя з яго разглядам, складаюць у справе самастойную групу.
У выпадку паступлення паўторных зваротаў яны фармуюцца ў справы разам з папярэднімі зваротамі заяўнікаў і дакументамі, звязанымі з іх разглядам.
30. Пры фарміраванні спраў са зваротамі грамадзян і юрыдычных асоб і дакументамі, звязанымі з іх разглядам, правяраецца правільнасць напрамкі зваротаў і дакументаў у справы, іх паўната (камплектнасць). Недазволеныя звароту, а таксама няправільна аформленыя дакументы, звязаныя з іх разглядам, у справы не фармуюцца.
31. Тэрмін захоўвання пісьмовых і (або) электронных зваротаў заяўнікаў і дакументаў, звязаных з іх разглядам, 5 гадоў (у выпадку неаднаразовага звароту – 5 гадоў з даты апошняга звароту). Дзяржаўным органам, iншай арганiзацыяй у ўстаноўленым парадку можа быць прынята рашэнне аб павелічэнні тэрміну захоўвання або аб пастаянным захоўванні адпаведных зваротаў заяўнікаў.
32. Пры стварэнні папяровых копій электронных зваротаў іх арыгіналы ў электронным выглядзе захоўваюцца ў выпадку неабходнасці пацверджання умоў адпраўкі (атрымання) зваротаў і (або) выкарыстання ў даведачных і (або) доказных мэтах.
33. Справы са зваротамі заяўнікаў і дакументамі, звязанымі з іх разглядам, пастаяннага захоўвання перадаюцца ў архіў дзяржаўнага органа, іншай арганізацыі праз год пасля завяршэння справаводства па іх.
34. Кніга заўваг і прапаноў пасля заканчэння вядзення захоўваецца разам з новай кнігай па месцы яе вядзення, а пасля заканчэння каляндарнага года – на працягу 5 гадоў у архіве дзяржаўнага органа, іншай арганізацыі або ў індывідуальнага прадпрымальніка.
35. Па заканчэнні устаноўленых тэрмінаў захоўвання звароты заяўнікаў і дакументы, звязаныя з іх разглядам, кніга заўваг і прапаноў падлягаюць знішчэнню ў парадку, устаноўленым рэспубліканскім органам дзяржаўнага кіравання ў сферы архіўнай справы і справаводства.